Quanto abbiamo vissuto nell’ultimo anno e mezzo ha dato via a una rivoluzione nel mondo del lavoro. Una rivoluzione che però non accenna a fermarsi. Si tratta dello smart working, ovvero della forma flessibile di organizzazione del lavoro, che permette di facilitare l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti, nonché di ridurre i costi del lavoro e di conseguenza aumentare l’efficienza e la produttività delle imprese. In sintesi potrebbe essere definito come :

  Un nuovo modo di organizzare il lavoro, di azzerare le distanze, sfruttando la tecnologia, e di mantenere il focus sugli obiettivi.

L’inizio dell’emergenza Covid ha generato un incremento repentino dei lavoratori in smart working: si è passati da 570.000 lavoratori dipendenti (nel 2019) in smart working, a più di 5 milioni durante la pandemia. L’introduzione dello smart working è, però, destinata a diventare un trend stabile anche dopo l’emergenza: uno studio del Politecnico di Milano ha, infatti, rilevato che la “nuova normalità” vedrà più del 30% dei lavoratori in smart working, contro il 4,8% del 2019. 

Ma che cosa comporta per le aziende? È vero che lavorare in smart working migliora la produttività?

A quanti credono in una modalità di lavoro più “tradizionale”, sembrerà impossibile pensare ad una situazione vantaggiosa dalla quale sia l’azienda che il lavoratore possano trarre beneficio. Ma gli studi e le indagini confermano la fattibilità e la sostenibilità di questo nuovo approccio al lavoro. Recenti sondaggi, ad esempio, rivelano che circa l’80% dei lavoratori intervistati ritiene di essere più produttiva senza obblighi di orario e cartellini da timbrare, addirittura lavorando più di 40 ore a settimana (nel 37% dei casi). Questo, però, non ha generato sensazioni negative: infatti, la fetta maggiore degli intervistati, il 39%, sostiene di lavorare il giusto. 

Al contrario di quanto si pensava all’inizio, dunque, lavorare in smart working comporta numerosi benefici: gli aspetti positivi spaziano dalla conciliazione vita-lavoro al livello di concentrazione, dalla produttività individuale al raggiungimento degli obiettivi. Per non parlare, poi, del tasso di assenteismo, il quale è in netta riduzione con il conseguente risparmio sui costi di gestione degli spazi fisici. Lo smart working aiuta a conciliare meglio vita privata e lavorativa, consentendo di rispondere a qualsiasi necessità in maniera pronta ed immediata. Inoltre, ha avuto un impatto positivo sull’ambiente, poiché ha ridotto gli spostamenti in auto che rappresentano una delle prime cause d’inquinamento atmosferico.

Attenzione, però, a non semplificare troppo la questione.

Smart working non significa semplicemente comunicare ai dipendenti che “da domani e per tre giorni a settimana” lavoreranno da casa.

Lo smart working è il risultato di un lungo processo, che passa attraverso l’uso dell’innovazione digitale a supporto della collaborazione tra le persone. Accompagnare le aziende verso il lavoro smart è un percorso complesso, poiché coinvolge aspetti culturali, organizzativi e tecnologici che devono avanzare parallelamente verso un modello diffuso, in cui ognuno può scegliere dove, come e quando lavorare, a patto che vengano rispettati gli obiettivi prefissati. Dal punto di vista tecnologico, le parole chiave sono modernizzazione e integrazione: è necessario che tutta la vita dell’azienda, le comunicazioni tra le persone e la gestione dei processi confluiscano in piattaforme collaborative finalizzate a mantenere alta la produttività. È, inoltre, necessario che le piattaforme di collaborazione scelte siano ottimizzate per l’uso dei dispositivi mobili, che abbiano una user experience curata e siano sicure. E realizzare tutto ciò è più semplice di quanto si possa pensare: basta implementare in azienda un sistema di Comunicazione Unificata. (Se vuoi sapere che cos’è la Comunicazione Unificata ne ho parlato qui).

Altro fattore da tenere in considerazione è che lo smart working “emergenziale”, nato con la pandemia, ha fatto trascurare ad alcune aziende i sistemi e le strutture telefoniche di cui si servono. Si tratta però di un aspetto particolarmente rilevante, perché se è vero che ogni giorno si parla di video-call, di chat e di editing collaborativo dei documenti, la telefonata non ha perso la sua centralità nei rapporti di business, soprattutto quella da e verso l’esterno. Mentre nel team è più rapido ed efficace un messaggio sintetico in chat, per ottenere un’informazione da un cliente o da un partner la telefonata è ancora il mezzo più veloce e produttivo. Ecco perché qualsiasi azienda intenzionata a percorrere la strada dello smart working non si può limitare all’attivazione di una piattaforma collaborativa, ma deve dedicare alla parte telefonica una seria attività di modernizzazione. L’obiettivo è uno: il telefono fisso della scrivania, con tanto di interno, casella vocale e segreteria telefonica non è compatibile con il modello di lavoro diffuso e va quanto meno aggiornato. Oggi deve essere possibile ricevere sullo smartphone, sul PC, sul tablet o addirittura sullo smart watch, le telefonate dirette al proprio interno aziendale e viceversa. Un progetto di smart working non può prescindere da questa componente e deve integrare la struttura telefonica all’interno della piattaforma di Comunicazione Unificata.

In questo modo, grazie agli strumenti di Comunicazione Unificata, è possibile abbattere le mura aziendali portando vantaggi tangibili sia all’imprenditore, che non avrà più bisogno di uffici enormi dai costi elevatissimi, sia al lavoratore, che potendosi “auto-gestire” migliorerà sensibilmente la qualità della propria vita e, di conseguenza, il suo rendimento sul lavoro.

Per scoprire come portare lo smart working nella tua azienda e come implementare un sistema di Comunicazione Unificata, hai a disposizione tutta l’esperienza del nostro team, non esitare a contattarci.

 

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