Le app di messaggistica istantanea gratuite (come WhatsApp, tra le più usate e conosciute), sono diventate delle entità onnipresenti nella vita di molti. Tuttavia, la loro utilità non è limitata alla sfera personale; un numero crescente di aziende ha adottato queste piattaforma insieme ad altre applicazioni, generando una serie di problematiche legate alla trasparenza e all’efficacia della comunicazione.
Il paradosso della facilità d’uso
La facilità d’uso di tali app è un’arma a doppio taglio. Mentre l’accessibilità immediata e la semplicità di installazione ne hanno favorito l’adozione su larga scala, hanno anche creato problemi di responsabilità. L’assenza di un controllo centrale e la possibilità per gli utenti di eliminare i messaggi hanno sollevato preoccupazioni, specialmente in contesti governativi dove la trasparenza è fondamentale.
Il caso della Morgan Stanley, multata per 5,4 milioni di sterline per aver permesso comunicazioni private che violavano le normative sulla trasparenza, evidenzia i rischi legati all’uso improprio di strumenti come WhatsApp. Tali sanzioni non solo danneggiano la reputazione dell’azienda, ma comportano anche costi finanziari significativi. È evidente la necessità di soluzioni di comunicazione aziendale che garantiscano la conformità normativa e proteggano la reputazione e le finanze dell’azienda.
Le criticità per le aziende
Le chat gratuite di messaggistica istantanea vengono spesso adottate dalle aziende in combinazione con altre piattaforme per la collaborazione, altrettanto gratuite, proprio per colmare le lacune di queste ultime; ma ciò presenta una serie di criticità:
1. Mancanza di strumenti aziendali: le chat di messaggistica istantanea gratuite non offrono strumenti adeguati per la gestione aziendale, come la creazione di organigrammi, la gestione centralizzata delle chat e l’integrazione con i sistemi CRM. In particolare, la mancanza di controllo significa che i dati non possono essere recuperati dall’azienda in caso il telefono venga smarrito.
2. Mancanza di trasparenza: la natura informale di app come WhatsApp rende difficile il monitoraggio e la conformità alle normative sulla privacy e sulla gestione dei dati. La mancanza di tracciabilità delle informazioni può esporre le aziende a rischi di non conformità e di perdita di dati.
3. Potenziale uso improprio: le chat interne alle applicazioni di messaggistica istantanea possono compromettere la separazione tra lavoro e vita personale, aumentando il rischio di burnout o la condivisione non autorizzata di informazioni sensibili.
La necessità di soluzioni professionali
Le aziende si trovano, dunque, di fronte alla necessità di adottare soluzioni di comunicazione aziendale che vadano oltre le app di messaggistica informale: hanno bisogno di soluzioni complete, sicure, ma soprattutto, professionali. La piattaforma di Unified Communication offre una chat interna aziendale, insieme a numerosi altri servizi, il che comporta una serie di vantaggi.
Adottare una chat interna aziendale, integrata in una piattaforma di Unified Communication, permette, infatti, di mantenere le conversazioni aziendali al sicuro e protette, garantendo che le informazioni sensibili non vengano condivise al di fuori dell’ambiente aziendale. Inoltre, la chat interna aziendale facilita la collaborazione tra i dipendenti, consentendo loro di condividere rapidamente informazioni, file e risorse pertinenti per il lavoro di squadra: i dati, infatti, all’interno della piattaforma, sono sempre accessibili, da qualsiasi device, mobile o desktop, garantendo un accesso immediato e una condivisione altrettanto celere.
Inoltre, la possibile integrazione con sistemi come CRM ed ERP permette un flusso di lavoro fluido e una migliore gestione dei dati, aumentando l’efficienza complessiva dell’azienda. Queste soluzioni offrono un’esperienza mobile ottimizzata e un livello di praticità paragonabile a quello delle app di messaggistica personali, ma con la sicurezza e la conformità normativa necessarie per le aziende.
Adottare soluzioni simili, incentivando l’uso di una chat interna, rappresenta un vantaggio competitivo significativo rispetto all’uso di app gratuite: il tutto garantirà un’esperienza di comunicazione aziendale completa, sicura e soprattutto più fluida.