Cambiano le modalità per richiedere lo smart-working, ma una cosa resta invariata: il lavoro agile è stato un importante fattore di cambiamento nel mercato del lavoro. Molte aziende, però, non sono riuscite a inserire e a proporre ai propri collaboratori uno smart-working ottimizzato: cosa serve per farlo? E cosa ha a che fare il centralino in cloud con tutto ciò?

Perché non sempre abbiamo lo smart-working che vorremmo?

Nonostante i limiti cui si accennava, è bene constatare che molte aziende abbiano comunque deciso di perseguire la via dello smart-working. I vantaggi sono innegabili e spaziano da una maggiore produttività, fino a un migliore equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.

Tuttavia, non sempre le aziende che decidono di percorrere la strada del lavoro agile riescono a sfruttare appieno le opportunità che esso offre. Ciò accade, perché spesso quello che viene organizzato in azienda non è un vero smart-working, ma una sorta di ibrido, attuato con strumenti improvvisati non del tutto adeguati alla situazione: un modo per arginare, temporaneamente, le conseguenze di problemi più profondi, che restano invece irrisolti.

Con i giusti strumenti, tuttavia, è possibile portare lo smart-working a livelli ottimali e di conseguenza riuscire ad assaporare tutti i vantaggi e le opportunità che offre, risolvendo, allo stesso tempo, i problemi che esso crea nell’organizzazione aziendale. Vediamo come muoversi per ottenere tutto ciò.

 

 

Vorreste adottare uno smart working più efficiente ma non siete sicuri su quale sia la migliore strada da percorrere?

Per cominciare, provate scaricare la check-list:

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Come ottimizzare lo smart-working

Scopriremo strada facendo che gran parte delle risposte sul come ottimizzare il lavoro da remoto sono legate al centralino in cloud (cloud PBX o centralino virtuale). Vediamo perché:

  • Favorire la collaborazione. Lavorare fuori dalle mura dell’ufficio rende più complesse, per ovvi motivi, la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Ottimizzare lo smart-working significa anche dare la possibilità a tutti di lavorare e collaborare come se fossero in ufficio. Tutto ciò è possibile, unificando ogni comunicazione aziendale in un’unica piattaforma, di facile uso, intuitiva e alla portata di tutti. In questo modo i membri del team saranno stimolati a partecipare alle attività come se fossero realmente in ufficio, senza tener conto della distanza.
    Stiamo parlando, in particolare, delle piattaforme di Unified Communication (o Comunicazione Unificata), che vanno di pari passo con il centralino in cloud, poiché ampiamente supportate da quest’ultimo. Grazie alla tecnologia UC è possibile semplificare e rendere più fluide tutte le comunicazioni aziendali (chiamate, videochiamate, chat con i colleghi e chat di gruppo), in modo da poter stimolare la collaborazione nel team e dare una marcia in più alla produttività, anche senza essere fisicamente in ufficio. Alcuni strumenti della tecnologia UC utili per ottimizzare il lavoro agile sono:
    • Sistema di videoconferenze all’avanguardia, per comunicare con colleghi, clienti e fornitori come se si fosse veramente in presenza;
    • Sale riunioni virtuali, per avviare meeting in qualsiasi momento e condividere le proprie idee con i membri del team;
    • Rubriche integrate, per avere tutti i recapiti di clienti e di fornitori in un unico posto e aggiornati in tempo reale;
    • Presence, per controllare lo stato (in linea, occupato, assente, al telefono) dei colleghi e sapere quando contattarli;
    • Post-it, chat individuali, chat di gruppo, per comunicare in modo semplice e immediato con tutto il team.

 

  • Seguire le esigenze del team. Ogni squadra ha esigenze diverse: inserire in azienda un sistema telefonico in grado di adattarsi con facilità ai cambiamenti non può che rendere la vita ancora più semplice. Un centralino in cloud è un sistema flessibile, che permette di aumentare o diminuire la capacità dei servizi in pochi click. In questo modo è possibile aumentare le dimensioni del centralino, adattandolo istantaneamente alle esigenze del business, senza sprecare né tempo né denaro per l’acquisto di nuove attrezzature o per l’installazione in loco.

 

  • Fornire più mobilità possibile. Smart-working significa non essere più legati alle mura dell’ufficio e al telefono sulla scrivania, significa poter ricevere le chiamate su qualsiasi dispositivo in qualsiasi luogo. Attenzione però: basta con le scomode deviazioni di chiamate sul cellulare o con le chiamate verso l’esterno attraverso il proprio numero privato! Migrare il centralino nel cloud significa poter ricevere le chiamate aziendali in entrata direttamente sullo smartphone, sul laptop o anche, perché no, sullo smartwatch, senza alcun tipo di deviazione. Stesso discorso per le chiamate in uscita: con il centralino in cloud è possibile usare il proprio cellulare, il laptop o lo smartwatch come fossero il telefono dell’ufficio, chiamando clienti e fornitori con il numero aziendale.

 

  • Non trascurare la sicurezza. Chi vorrebbe lavorare da remoto con il timore di poter compromettere i dati aziendali o con il pericolo di un attacco informatico? Nessuno, immagino. Si potrebbe pensare che, migrando al cloud, i nostri dati siano più vulnerabili agli attacchi. In realtà, uno studio di KPMG ha scoperto che il 72% delle aziende considera il cloud molto o un po’ più sicuro di quanto possano offrire le installazioni on-premise.
    La tecnologia ha fatto passi da gigante e ha permesso ai grandi fornitori di cloud di avere un’infrastruttura così complessa che è quasi impossibile che un attacco informatico vi abbia luogo. Sarebbe molto difficile, invece, per una piccola impresa eguagliare la sicurezza e i firewall di grandi fornitori, per proteggere la propria installazione, senza incorrere in costi esorbitanti.

 

  • Rendere il tutto più facile e intuitivo. Lo smart-working procede fluido e senza ostacoli, solo se gli strumenti usati dal team sono alla portata di tutti e intuitivi. I centralini in cloud tendono a essere più semplici e più user friendly piuttosto che i centralini tradizionali, senza dubbio meno intuitivi per i più inesperti. 

 

Come già anticipato, la risposta al come ottimizzare lo smart-working in azienda porta verso un’unica direzione: quella del centralino in cloud. I nuovi sistemi virtuali stanno rapidamente sostituendo i centralini tradizionali e risultano particolarmente interessanti per le funzionalità avanzate che li caratterizzano, più in linea con una moderna organizzazione del lavoro. Il centralino in cloud rappresenta il futuro delle aziende, la soluzione moderna e innovativa per rilanciarle. 

Quando si parla di smart-working, in particolare la scelta del centralino non dovrebbe essere lasciata in secondo piano: solo con un sistema veramente flessibile e ricco di funzionalità sarà possibile affrontare il lavoro da remoto in totale tranquillità e con la maggiore fluidità possibile.

Esistono però anche altri aspetti da tenere in considerazione, prima di passare a uno smart-working ottimale: scaricate la check-list qui sotto per scoprirli e per capire se la vostra azienda è pronta per uno smart-working ottimale.

 

 

Vorreste provare uno smart working veramente “smart”?

Scaricate la check-list per scoprire quale sia la strada migliore da percorrere:

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