Come quantificare i vantaggi di un sistema di Comunicazione Unificata con il ROI

In periodi di crisi, quando il mercato subisce una forte flessione, gli ordini si riducono e cala anche l’ ottimismo nei confronti del futuro. Investire, in quei periodi, sembra un’idea folle: si revisionano i conti, si eliminano i costi superflui e anche nei confronti della tecnologia si diffonde la diffidenza, se non addirittura il rifiuto. Per sintetizzare in un’immagine la psicologia dell’imprenditore che si imbatte in una crisi, andrebbe a pennello la canzone di Orietta Berti famosa negli anni ’70…

Finché la barca va, lasciala andare, finché la barca va, tu non remare, finché la barca va, stai a guardare

Alle prese con le sfide che la crisi impone, non sempre le imprese appaiono consapevoli delle insufficienze del proprio apparato e della propria organizzazione. Così, accade che componenti fuori produzione difficili da sostituire e riparare, palesi disservizi che ostacolano l’attività lavorativa, software non aggiornati che creano anomalie e falle nella sicurezza del sistema cadano sotto le leggi del “finché funziona lo tengo così” e “per l’uso che ne faccio io mi basta”. Non deve sorprendere, quindi, che vi siano ancora aziende che usano il sistema operativo Windows XP, gestionali scritti in Cobol o centralini telefonici miracolosamente sopravvissuti al baco del millennio.

Si dimentica, però, che il superamento della crisi può avvenire solo grazie all’investimento nelle nuove idee produttive e nelle nuove tecnologie. 

Purtroppo, invece, l’innovazione appare ancora, a molti imprenditori, un onere al quale sono costretti, piuttosto che un’opportunità di crescita e di arricchimento per l’azienda. I costi delle novità sono sempre elevati, questo è vero; altrettanto vero è, però, che anche un sistema obsoleto porta con sé diseconomie e ugualmente elevati costi da sostenere. 

Per questo motivo è importante che ogni azienda sia in grado di valutare l’indice di redditività dei propri investimenti, anche di quelli che apparentemente sembrano non in grado di produrre vantaggi. Il calcolo dell’indice di redditività del capitale investito (ROI, Return On Investment) serve proprio per quantificare in quale misura uno specifico investimento incida sull’economia dell’azienda. Grazie al ROI, quindi, sarà evidente quanto sia redditizio investire in nuove tecnologie, come, ad esempio, in sistemi di Comunicazione Unificata. 

I vantaggi della Comunicazione Unificata

Gli strumenti di Comunicazione Unificata (Unified Communication and Collaboration o UCC) favoriscono la collaborazione tra dipendenti sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, aumentano l’efficienza degli strumenti di comunicazione e cercano di stimolare la produttività dei dipendenti (se vuoi saperne di più riguardo alla Comunicazione Unificata ne ho parlato qui). L’azienda che adotta questi sistemi riceve vantaggi direttamente dal taglio dei costi (passando alle chiamate VOIP e smantellando le costose linee ISDN) e aumenta la sua produttività grazie alle funzioni avanzate fornite dalla UCC (gestione presenze, mobilità, collaborazione, ecc.).

Immaginate una situazione in cui avete la necessità di contattare con urgenza un vostro collega ma non c’è alcuna soluzione affidabile per sapere se sia disponibile o meno o se si trovi alla sua scrivania; il suo programma in agenda è così fitto che riuscite a parlarci solo dopo 5 chiamate (circa mezz’ora di lavoro). O ancora, immaginate che un potenziale cliente o un vostro cliente affezionato stia provando a contattare una risorsa interna che in quel momento non è presente in azienda e, per tanto, risulta irraggiungibile. 

Si tratta in entrambi i casi di situazioni comuni che, utilizzando un sistema telefonico tradizionale, si presentano inevitabilmente. Queste situazioni possono, però, essere facilmente risolte con un sistema di Comunicazione Unificata: grazie alla gestione delle presenze (presence) è possibile controllare la disponibilità dei propri colleghi in qualsiasi momento e le chiamate possono essere ricevute anche dal proprio smartphone personale (senza rivelare il numero privato del collaboratore), assicurando in questo modo la raggiungibilità della risorsa anche al di fuori degli uffici.

Vediamo, quindi, quali valori tenere in considerazione per impostare un calcolo dell’indice di redditività del capitale investito. 

Il ROI della Comunicazione Unificata

Esistono due macro categorie a cui fare riferimento quando si va a impostare il calcolo del ROI: Hard ROI e Soft ROI. 

L’Hard ROI rappresenta tipicamente valori facili da quantificare e sono misurati in denaro risparmiato durante tutto l’arco temporale. Si tratta dei vantaggi diretti della UCC e sono direttamente legati all’impatto della sua implementazione.

Il Soft ROI, invece, si riferisce a valori più difficili da quantificare. Rappresenta i vantaggi indiretti, più difficili da misurare e che cambiano a seconda dell’operatività dell’azienda. I fattori da considerare che determinano effettivamente i benefici e la riduzione dei costi sono:

  • Raggiungibilità: tempo risparmiato grazie alla raggiungibilità della risorsa su qualsiasi dispositivo;
  • Presenza: tempo risparmiato grazie alla possibilità di verificare la disponibilità della risorsa in tempo reale;
  • Collaborazione: tempo risparmiato grazie alle funzioni di condivisione e alla possibilità di collaborare da posizioni diverse;
  • Mobilità: tempo risparmiato potendo lavorare in qualsiasi luogo, il che significa servire i clienti a livello globale e contattare i dipendenti ovunque si trovino.

Questi fattori permettono di risparmiare da mezz’ora al giorno per i dipendenti con normali funzioni in amministrazione a 2 ore al giorno per i dipendenti addetti alla ricezione delle chiamate in ingresso; resta solo, quindi, da considerare e calcolare il costo del tempo.

Il primo passo per poter aggiornare la vostra organizzazione verso un sistema di comunicazione più efficace è quello di ottenere un’analisi professionale fatta ad hoc per la vostra azienda: per ottenere una consulenza gratuita che analizzi il vostro sistema telefonico attuale e scoprire i vantaggi che la Comunicazione Unificata può offrire alla vostra realtà aziendale, non esitate a contattarci, vi basta un click!

 

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