L’evoluzione tecnologica avvenuta negli ultimi anni ha profondamente cambiato sia il mercato delle telecomunicazioni, sia quello del lavoro. Bisogna restare al passo con i tempi e per fare ciò non serve solo spirito di adattamento, ma anche strumenti sempre più all’avanguardia. In questo panorama, i sistemi di Unified Communication sono la chiave di volta. 

Se vi siete persi i nostri articoli precedenti in cui abbiamo spiegato cosa sia la Unified Communication, potete trovarli qui. Se, invece, già conoscete questi sistemi, siete senza dubbio un passo avanti. In questo articolo approfondiremo il tema Unified Communication, presentandovi alcune funzionalità o caratteristiche delle quali, forse, non eravate ancora a conoscenza.

La prima cosa da sapere sulle Unified Communication

La prima cosa da sapere in merito alla Unified Communication è che nasce a metà degli anni ‘90. Tuttavia, le soluzioni proposte all’epoca erano fortemente limitate.

Con lo sviluppo delle tecnologie IP, emersero nuove funzioni e le soluzioni software guadagnarono popolarità. L’ulteriore processo evolutivo si ebbe con la diffusione delle tecnologie Internet, delle reti mobili a banda larga e delle piattaforme di videoconferenza per la collaborazione reciproca. Grazie alle ultime evoluzioni, la Unified Communication ha superato gli uffici aziendali e si è trasformata in un sistema globale di gestione su larga scala. 

La pandemia ha poi segnato la svolta: con i lockdown e il conseguente arrivo dello smart working, molte aziende (per volontà o per necessità) hanno allargato i loro orizzonti, adottando sempre di più piattaforme di Unified Communication. 

Ma che cosa hanno a che fare i sistemi di Unified Communication con lo smart working? Come abbiamo già accennato in questo articolo, sono proprio i sistemi di UC ad agevolare e a rendere ancora più efficiente il lavoro agile. Unificando tutte le comunicazioni aziendali in un’unica piattaforma e dando la possibilità di collaborare con i propri colleghi da qualsiasi luogo, come se si fosse in ufficio, i sistemi di Unified Communication hanno permesso alle imprese di delocalizzare il lavoro, aprendo alla possibilità di lavorare da qualunque posto in qualunque momento, senza però mai rinunciare alla collaborazione e alla comunicazione con il team.

 

 

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6 cose da sapere sulle Unified Communication

Ma veniamo a noi: esistono alcune caratteristiche e funzionalità proprie delle piattaforme di Unified Communication di cui non tutti, forse, sono a conoscenza: 

  • Presence. Essendo un termine poco usato, spesso il suo significato non è molto chiaro. In realtà, è più semplice di quanto si possa pensare: si tratta dello stato di un utente in un determinato momento. Lo stato può essere “in linea”, “occupato”, “al telefono” o “assente”. Sembra una funzionalità di poco conto, in realtà è tra le più utili: quando, per esempio, siete in riunione o siete in visita da un cliente, potete impostare la modalità “occupato”, in modo che i vostri colleghi (ma anche, dal sito, i clienti: vedremo poi come) sapranno se siete liberi per essere contattati oppure no. Funzione molto utile anche per non essere disturbati durante le ferie, impostando lo stato di “assente”.

 

  • Sale riunioni virtuali. Altra funzione raramente usata, quella delle sale riunioni virtuali. Con gli strumenti di Unified Communication potrete creare degli spazi per voi e per i vostri colleghi, completamente virtuali, da usare come e vere e proprie sale meeting. Organizzare riunioni anche all’improvviso non sarà più un problema e non richiederà più la presenza di tutti in una stanza o in ufficio.

 

  • Niente più telefono sulla scrivania. Per molti sarà un difficile distacco, ma come si sono evoluti i telefoni cellulari, è tempo che anche la comunicazione in azienda progredisca. Il telefono sulla scrivania, per quanto ancora diffuso, sta diventando obsoleto. Con le piattaforme UC è possibile eliminare del tutto il telefono fisso e usare al suo posto il laptop, lo smartphone, il tablet o anche, perché no, lo smartwatch. Per facilitare la conversazione è possibile, inoltre, dotarsi di cuffie apposite che, collegandosi con il sistema nel vostro device, vi permetteranno di rispondere premendo un solo tasto.

 

  • Chat sul sito. Si tratta di una funzione pressoché sconosciuta, ma grazie alla UC è possibile implementare sul sito web una chat, che permetterà ai vostri clienti di parlare direttamente con voi, senza dover passare per altri social o piattaforme. Uno strumento professionale e di utilizzo intuitivo, sia per voi che per il cliente, che vi potrà contattare direttamente dal sito, in un’esperienza di comunicazione fluida e senza interruzioni.

 

  • Niente più sistema on premise. Con le Unified Communication non sarà più necessario avere un sistema telefonico on premise, ovvero installato fisicamente in azienda. Basterà un centralino in cloud, molto più efficiente e in linea con un’organizzazione del lavoro più moderna. Con il centralino in cloud è possibile abbattere i costi dell’hardware e aumentare sicurezza, mobilità e scalabilità; senza contare l’impatto positivo sull’ambiente.

 

  • Si adatta al business. Spesso, quando si parla di centralino e di relative funzioni si pensa a tutto fuorché all’adattabilità e alla scalabilità. In realtà, con i sistemi di Unified Communication è possibile adattare le funzioni del centralino alle vostre esigenze e alle esigenze del vostro business. Le piattaforme UC sono sistemi flessibili e questo permette di aumentare o diminuire la capacità dei servizi in pochi click.

Conclusioni

Il passaggio a nuovi metodi di comunicazione e a nuovi sistemi telefonici spesso spaventa: che sia per l’abitudine ormai radicata a usare un determinato metodo, che sia per i dubbi e le perplessità nei confronti del nuovo. Per questo, affidarsi a team di competenza e professionalità è fondamentale in questi contesti. La nostra esperienza ci permette di collaborare con numerose aziende, accompagnandole verso decisioni importanti.

Abbiamo avuto l’occasione di aiutare molte aziende che, nonostante una titubanza iniziale, hanno poi potuto riscontrare un netto miglioramento nel loro modo di lavorare e di comunicare. A volte, per ottenere grandi miglioramenti bisogna compiere con coraggio grandi passi: venite a scoprire di più sulle aziende con le quali abbiamo avuto la possibilità di collaborare. 

 

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