Sono ormai indubbi i vantaggi dello smart working, abbiamo avuto più volte occasione di parlarne. Tra tutti, la flessibilità è il vantaggio più rilevante, perché racchiude al suo interno la vera essenza dello smart working.
Flessibilità vuol dire, infatti, lavorare non più in termini di ore, quanto per obiettivi, con la possibilità di scegliere il modo in cui lavorare. Non solo: essa consente anche la possibilità di conciliare la vita privata con la vita lavorativa. Attenzione, smart working non significa esclusivamente lavorare da casa, la flessibilità non deriva necessariamente da questo. Poter scegliere come lavorare permette di stabilire il giusto equilibrio tra vita privata e vita lavorativa. Essere più “liberi” di scegliere il modo in cui lavorare, significa organizzarsi anche in base alle nostre necessità quotidiane, acquisendo, appunto, maggiore flessibilità.
Avremo modo di approfondire l’argomento nei successivi articoli. Nel frattempo, se volete entrare più nel dettaglio, abbiamo numerosi contenuti sul nostro blog in merito allo smart working e ai suoi vantaggi, come questo video, che riassume in pochi secondi cosa significa veramente smart working.
Ma quali step seguire per introdurlo in azienda?
A questo punto non resta che capire come intraprendere il percorso dello smart working all’interno dell’azienda, in modo semplice e lineare ma soprattutto efficiente.
- Favorire la collaborazione. Lavorare fuori dalle mura dell’ufficio rende più complesse, per ovvi motivi, la comunicazione e la collaborazione con i colleghi. Introdurre in azienda uno smart working efficiente significa anche dare la possibilità a tutti di lavorare e collaborare come se fossero in ufficio. Tutto ciò è possibile, unificando ogni comunicazione aziendale in un’unica piattaforma, di facile uso, intuitiva e alla portata di tutti. In questo modo i membri del team saranno stimolati a partecipare alle attività come se fossero realmente in ufficio, senza tener conto della distanza.
Stiamo parlando, in particolare, delle piattaforme di Unified Communication (o Comunicazione Unificata), che vanno di pari passo con il centralino in cloud, poiché ampiamente supportate da quest’ultimo. Grazie alla tecnologia UC, è possibile semplificare e rendere più fluide tutte le comunicazioni aziendali (chiamate, videochiamate, chat con i colleghi e chat di gruppo), in modo da poter stimolare la collaborazione nel team e dare una marcia in più alla produttività, anche senza essere fisicamente in ufficio. Alcuni strumenti della tecnologia UC, utili per introdurre in azienda un lavoro agile e ottimizzato sono:- Sistema di videoconferenze all’avanguardia, per comunicare con colleghi, clienti e fornitori come se si fosse veramente in presenza.
- Sale riunioni virtuali, per avviare meeting in qualsiasi momento e condividere le proprie idee con i membri del team.
- Rubriche integrate, per avere tutti i recapiti di clienti e di fornitori in un unico posto e aggiornati in tempo reale.
- Presence, per controllare lo stato (in linea, occupato, assente, al telefono) dei colleghi e sapere quando contattarli.
- Post-it, chat individuali, chat di gruppo, per comunicare in modo semplice e immediato con tutto il team.
- Seguire le esigenze del team. Ogni squadra ha esigenze diverse: inserire in azienda un sistema telefonico in grado di adattarsi con facilità ai cambiamenti non può che rendere la vita ancora più semplice. Un centralino in cloud è un sistema flessibile, che permette di aumentare o diminuire la capacità dei servizi in pochi click. In questo modo è possibile aumentare le dimensioni del centralino, adattandolo istantaneamente alle esigenze del business, senza sprecare né tempo né denaro per l’acquisto di nuove attrezzature o per l’installazione in loco.
- Fornire più mobilità possibile. Smart working significa non essere più legati alle mura dell’ufficio e al telefono sulla scrivania, significa poter ricevere le chiamate su qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo. Attenzione però: basta con le scomode deviazioni di chiamate sul cellulare o con le chiamate verso l’esterno attraverso il proprio numero privato! Migrare il centralino nel cloud significa poter ricevere le chiamate aziendali in entrata direttamente sullo smartphone, sul laptop o anche, perché no, sullo smartwatch, senza alcun tipo di deviazione. Stesso discorso per le chiamate in uscita: con il centralino in cloud è possibile usare il proprio cellulare, il laptop o lo smartwatch come fossero il telefono dell’ufficio, chiamando clienti e fornitori con il numero aziendale.
- Non trascurare la sicurezza. Chi vorrebbe lavorare da remoto con il timore di poter compromettere i dati aziendali o con il pericolo di un attacco informatico? Nessuno, immagino. Si potrebbe pensare che, migrando al cloud, i nostri dati siano più vulnerabili agli attacchi. In realtà, uno studio di KPMG ha scoperto che il 72% delle aziende considera il cloud molto o un po’ più sicuro di quanto possano offrire le installazioni on-premise.
La tecnologia ha fatto passi da gigante e ha permesso ai grandi fornitori di cloud di avere un’infrastruttura così complessa che è quasi impossibile che un attacco informatico vi abbia luogo. Sarebbe molto difficile, invece, per una piccola impresa, eguagliare la sicurezza e i firewall di grandi fornitori, per proteggere la propria installazione senza incorrere in costi esorbitanti.
- Rendere il tutto più facile e intuitivo. Lo smart working procede fluido e senza ostacoli, solo se gli strumenti usati dal team sono alla portata di tutti e intuitivi. I centralini in cloud tendono a essere più semplici e più user friendly piuttosto che i centralini tradizionali, senza dubbio meno intuitivi per i più inesperti.
Conclusioni
Tutti i punti sopra citati conducono all’incirca verso la stessa direzione, ovvero quella del centralino in cloud: si tratta del primo investimento da fare in azienda per potersi assicurare una buona riuscita dello smart working. Sappiamo che la scelta può essere complessa, ma il nostro team di esperti è qui anche per guidarvi verso la giusta direzione: non esitate a contattarci.