Come rendere lo smart-working davvero “smart”

Come semplificare lo smart-working con la Unified Communication

Negli ultimi anni abbiamo imparato a conoscere sempre di più lo smart-working. Tuttavia, non sempre, quando si sente parlare di lavoro agile, si intende la vera forma del lavoro “smart”. Per molti smart-working significa lavorare da casa, senza collaborare sul serio con i propri colleghi, semplicemente duplicando lo schermo del computer che si usa in ufficio su quello del laptop di casa e incontrando innumerevoli problemi per deviare le chiamate dell’ufficio sul proprio cellulare. Ma esiste, quindi, un modo per rendere lo smart-working davvero “smart” e, perché no, anche più semplice?

Il “vero” smart-working

È vero: la possibilità di introdurre una modalità di lavoro flessibile ha stravolto le nostre vite lavorative, per quanto ormai si tratti di una frase ripetuta infinite volte.

È difficile restare impassibili di fronte agli innumerevoli vantaggi dello smart working: da una migliore work-life balance, a un risparmio sui costi del carburante (da non sottovalutare in questi tempi), dal risparmio sui costi di gestione degli uffici, all’impatto positivo sull’ambiente.

Tuttavia, quello che spesso viene rappresentato come lavoro “agile” o “intelligente” non è veramente tale.

Con il “vero” smart working si offrirebbe ai propri collaboratori l’occasione di lavorare con modalità del tutto diverse da quelle a cui sono abituati, si darebbe loro la possibilità di svolgere le mansioni in una sede diversa da quella aziendale, seguendo un orario lavorativo flessibile. Ma, ancor più importante di questi aspetti più noti, con il “vero” lavoro smart si potrebbero raggiungere due obiettivi spesso difficili da conciliare: l’aumento della produttività aziendale e il miglioramento qualitativo della vita personale e familiare. Questo è il vero smart working, una sfida che richiede la lungimiranza sia del datore di lavoro sia del lavoratore, poiché l’uno e l’altro devono convincersi che il nuovo modello di organizzazione del lavoro porterà reali vantaggi all’azienda, sebbene un radicato pregiudizio lo consideri vantaggioso solo per il lavoratore.

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Come rendere lo smart-working semplice

La vera flessibilità, però, si ottiene solo con gli strumenti giusti, con le tecnologie che rendono lo smart-working davvero semplice e fruibile, senza preoccupazioni.

Quando si parla di tecnologie di nuova generazione, non si intendono infrastrutture importanti, difficili da gestire e da utilizzare, o di complessi strumenti IT. Significa, piuttosto, dotarsi di applicativi e di risorse semplici da configurare e da adottare, ma con le caratteristiche di un sistema evoluto. Strumenti di cui possono usufruire facilmente anche le piccole realtà imprenditoriali con un numero limitato di dipendenti e una rete di collaboratori esterni da gestire: realtà che non hanno bisogno di “strumenti da grandi”, ma di “grandi strumenti”.

Il cuore pulsante dello smart-working è costituito, perciò, dalle piattaforme di Unified Communication, che permettono di avere l’intero ufficio a portata di mano. Tutti i canali di comunicazione (voce, video, testo), gli strumenti di produttività, la gestione dei documenti e dei flussi di lavoro passa attraverso un’unica piattaforma, le cui logiche sono finalizzate a massimizzare la collaborazione tra le persone. Insomma, si tratta di una piattaforma semplice da configurare e da usare, con un’interfaccia intuitiva e alla portata di tutti.

La questione telefonia

I modelli di smart-working adottati durante la pandemia, modelli che molte realtà ancora si trascinano dietro, hanno spesso trascurato i sistemi e le strutture telefoniche delle aziende.

La questione telefonia, però, rappresenta un aspetto fondamentale, perché se è vero che si parla sempre di più di video-call, chat e editing collaborativo dei documenti, la telefonata non ha perso la centralità nei rapporti di business.

Mentre nel team è più rapido ed efficace un messaggio sintetico in chat, per ottenere un’informazione da un cliente, o da un partner, la telefonata è ancora il mezzo più veloce e più produttivo. Ecco perché qualsiasi azienda intenzionata a percorrere la strada dello smart-working non può limitarsi all’attivazione di una piattaforma collaborativa, ma deve dedicare alla parte telefonica una seria attività di modernizzazione. L’obiettivo è uno: il telefono fisso della scrivania, con tanto di interno, casella vocale e segreteria telefonica non è compatibile con il nuovo modello di lavoro e va quanto meno aggiornato. Oggi deve essere possibile ricevere le telefonate dirette al proprio interno aziendale sullo smartphone, sul PC, sul tablet o addirittura sullo smart watch. Un progetto di smart-working non può prescindere da questa componente e deve integrare la struttura telefonica all’interno della piattaforma di collaborazione.

Gli strumenti per semplificare lo smart working

Dalla videoconferenza fino alle rubriche integrate, vediamo quali sono alcuni strumenti delle piattaforme di Unified Communication in grado di aiutare l’azienda a semplificare lo smart-working e il lavoratore ad operare come se fosse in ufficio:

Chiamate audio e video con colleghi e utenti esterni
Chat individuali con colleghi e chat di gruppo
Possibilità di controllare lo stato (disponibile, occupato, non in linea) di ciascun collega in tempo reale
Videoconferenze con colleghi e con utenti esterni
Fax e SMS server
Rubriche integrate
Condivisione dello schermo e dei documenti
Post-It virtuali
Possibilità di accesso da qualsiasi dispositivo
Analisi e statistiche del traffico
Possibilità di aggiungere una chat sul sito web

Grazie alla nostra partnership con Wildix, tra i migliori fornitori di sistemi di Unified Communication, siamo in grado di offrire alla vostra azienda tutto questo e molto altro. Il sistema Wildix è completamente web-based e fondato sulla tecnologia WebRTC. Ciò significa che non vi è più bisogno di passare da un’applicazione all’altra, per utilizzare servizi di Unified Communication: tutte le comunicazioni avvengono direttamente nel browser, non appena viene effettuato l’accesso. Ciò rende molto più intuitiva l’esperienza dell’utente e semplifica l’uso di queste moderne tecnologie di comunicazione.