Nonostante si sia già a conoscenza della flessibilità e della redditività consentite dalle comunicazioni nel cloud (per approfondire l’argomento potete leggere questo articolo), potrebbe capitare che la completa trasformazione digitale non avvenga mai. Una causa di questo fenomeno è costituita dalle spiegazioni che guidano la transizione al cloud: esse sono spesso troppo astratte e non sempre chiariscono come si possa iniziare a tracciare il processo di migrazione in modo semplice.
Per risolvere questo problema, in realtà è sufficiente una semplice panoramica che riassuma i passi da compiere per portare il sistema di comunicazione nel cloud.
1. Mettere a fuoco gli obiettivi
2. Stabilire quali sono gli strumenti prioritari relativamente alla migrazione
3. Valutare la rete e testare le opzioni
4. Applicazione (e coinvolgimento di tutti)
1. Mettere a fuoco gli obiettivi
I viaggi più fluidi iniziano con un’immagine chiara della destinazione. Spostarsi sul cloud non è diverso. Prima di iniziare a trasferire gli strumenti nel cloud, o anche prima di iniziare a pianificare il trasferimento, bisognerebbe innanzitutto considerare ciò che si desidera in termini di risultati finali.
Ad esempio: si sta cercando di migliorare la produttività? Di ridurre i tempi complessivi di inattività? Quali strumenti di collaborazione si stanno già utilizzando? E quali dovranno andare nel cloud?
Anche se queste domande sembrano troppo scontate per dedicarci del tempo, è importante dare loro una risposta, in modo da ottenere i risultati desiderati.
Un’altra cosa da considerare: se si scopre che mancano gli elementi di comunicazione che si vorrebbero nel cloud, è questo il momento di identificarli. È possibile aggiungerli dopo la migrazione, ovviamente, ma sarà più semplice farlo subito, se si sa già quali sono gli strumenti di cui si ha bisogno.
2. Stabilire quali sono gli strumenti prioritari relativamente alla migrazione
Una volta chiaro l’obiettivo finale, è possibile iniziare a sviluppare una tabella di marcia adeguata. Il primo passo in questo processo è definire le priorità, ovvero le prime soluzioni di collaborazione che servirà avere nel cloud.
Un appunto: “primo” non significa “il più prezioso” o “lo strumento più utilizzato”. Il punto di questa fase non è prevedere quale strumento sarà quello di maggior valore, ma gettare le basi della futura architettura cloud. In genere, si tratta di dati di contatto, funzionalità VoIP e di videoconferenza, ma i casi possono differire da azienda ad azienda. La chiave è pensare a quali elementi dell’infrastruttura digitale sono indispensabili per le comunicazioni.
3. Valutare la rete e testare le opzioni
Portare gli elementi di comunicazione iniziali nel cloud significa aver parzialmente configurato la rete, il che, a sua volta, significa che si può iniziare a testare come funziona la rete cloud.
Sebbene i test debbano certamente comportare un’analisi generale della velocità e della stabilità della rete, altrettanto importante è utilizzare gli strumenti effettivi migrati nel cloud. Qualsiasi funzionalità VoIP, video o persino chat, dovrebbe essere provata in ambienti sandbox (ovvero in spazi limitati e sicuri) e in stati controllati, valutando quanti più scenari possibili durante il processo.
Quando si eseguono questi test, è importante assicurarsi di prendere in considerazione anche la sicurezza della rete. Essere interamente nel cloud presenta rischi diversi per la privacy e per la protezione dei dati, rispetto a una configurazione on-premise o ibrida. Quindi è fondamentale che questi elementi ricevano un’attenzione particolare, quando si inizia a mettere insieme un’infrastruttura di comunicazione funzionale.
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4. Applicazione (e coinvolgimento di tutti)
Ovviamente, l’obiettivo finale di qualsiasi transizione al cloud dovrebbe consentire al maggior numero possibile di dipendenti di utilizzare il sistema. Ma in pratica, per arrivare a ciò sarà probabilmente necessario un periodo di transizione. I professionisti avranno bisogno di un po’ di formazione, prima di utilizzare correttamente la nuova rete e potrebbero anche aver bisogno di tempo, per abituarsi mentalmente a lasciare la precedente configurazione on-premise o ibrida.
Per facilitare il passaggio, è fondamentale attendere che si concluda il periodo di transizione, durante il quale si svolge la necessaria attività di formazione e si raccolgono i feedback dei dipendenti su come la rete sta funzionando. Tutto ciò renderà più semplice, mentre si è ancora nelle prime fasi del lancio, apportare ulteriori modifiche alla rete.
In ogni caso, sarà importante coinvolgere il maggior numero di dipendenti possibile, in modo che i risultati iniziali rappresentino un uso effettivo della rete.
5. Aggiornarsi costantemente
Una volta che la struttura cloud è stabile e che tutti i dipendenti sono stati integrati, la parte più difficile della transizione è finita.
Ma questo non significa che bisognerebbe smettere di pensare ai piani futuri per il cloud.
Infatti, principali vantaggi di questa piattaforma sono la sua scalabilità e la sua facilità di aggiornamento. Di conseguenza, non bisogna pensare che i risultati della migrazione siano definitivi. Mentre si continua a utilizzare la rete di comunicazione cloud, bisogna sempre controllare l’uscita di eventuali strumenti aggiuntivi o di aggiornamenti importanti per il portfolio attuale.
Sebbene alcuni strumenti possano essere rilasciati solo dopo un po’ di tempo, le nuove soluzioni potrebbero rendere l’investimento nel cloud ancora più redditizio.
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