Dal protocollo smart working all’azienda: come portare il lavoro agile nella tua impresa

Il 2021 ha confermato, come annunciato dalle previsioni, una presenza massiccia dello smart working all’interno delle aziende. Quanto verificatosi dall’inizio della pandemia a oggi ha segnato una vera e propria rivoluzione nel mondo del lavoro: una rivoluzione che, tra l’altro, non accenna a fermarsi.

Proprio per questo motivo il Governo e le parti sociali hanno lavorato a un protocollo per regolamentare o, meglio, per fornire linee guida all’introduzione dello smart working nelle aziende. Il protocollo, dopo numerose consultazioni, è stato firmato lo scorso 7 dicembre. 

La decisione di regolamentare lo smart working, o “lavoro agile”, è nata da un’approfondita analisi degli effetti prodotti da questa modalità di lavoro sullo svolgimento delle attività aziendali. La finalità dell’analisi era l’individuazione di miglioramenti da introdurre nel lavoro da remoto, tenendo conto dell’esperienza imposta dalla pandemia. I primi dati emersi dall’indagine sono stati questi:

– il ricorso al lavoro agile è più che raddoppiato rispetto al periodo pre-pandemico;

– dopo una prima fase di adattamento, lo smart working è diventato un tassello sempre più strutturale dell’organizzazione del lavoro; 

– attraverso esso, infine, è stato possibile migliorare il benessere delle persone coinvolte e l’organizzazione aziendale.

Perché mantenere lo smart working in azienda?

Durante il periodo dei lockdown generalizzati, a causa della pandemia da COVID 19, lo smart working è stata la modalità di lavoro che ha impedito il blocco totale dell’economia, consentendo il lavoro in sicurezza. Lo smart working “d’emergenza” ha fatto superare molti pregiudizi, e ha fornito l’occasione per migliorare le competenze digitali e per ripensare molti processi aziendali. Ora che il lavoro in presenza è tornato possibile, restano comunque evidenti i vantaggi generali del lavoro agile: per le aziende, le quali possono risparmiare spese di affitto e di gestione; per l’ambiente, grazie alla riduzione degli spostamenti; per gli operatori, grazie alla possibilità di conciliare vita e lavoro. Quest’ultimo aspetto, in particolare, è risultato essere quello più gradito per la maggioranza dei lavoratori. 

Un recente studio condotto da Confindustria, inoltre, ha rilevato che, quando l’emergenza sanitaria sarà superata, i lavoratori e le imprese molto probabilmente non torneranno indietro, anzi assisteremo a un incremento delle possibilità di svolgere il lavoro in remoto: secondo lo studio, più di un terzo delle aziende manterrà lo smart working anche dopo l’uscita dalla pandemia.

Ma che cosa significa per le aziende introdurre lo smart working?

Uno dei punti discussi all’interno del protocollo è proprio quello relativo all’utilizzazione di strumenti che siano adeguati per permettere al lavoratore di svolgere con facilità e sicurezza lo smart working. Di che cosa si tratta in particolare?

Implementare il lavoro agile porta con sé anche dei rischi, che possono essere legati a barriere o ritardi tecnologici, al mantenimento di una adeguata work-life balance e alla necessità di strategie manageriali e di gestione del personale adeguate, tali da garantire un buon flusso dell’informazione e una ripartizione adeguata dei carichi di lavoro.

Ciò significa che smart working non vuol dire semplicemente comunicare che “da domani e per tre giorni a settimana” si lavorerà da casa.

Lo smart working è il risultato di un lungo processo, che passa attraverso l’uso dell’innovazione digitale a supporto della collaborazione tra le persone. Dal punto di vista tecnologico, le parole chiave sono modernizzazione e integrazione: è necessario che tutta la vita dell’azienda, le comunicazioni tra le persone e la gestione dei processi confluiscano in piattaforme collaborative, finalizzate a mantenere alta la produttività. È, inoltre, necessario che le piattaforme di collaborazione scelte siano ottimizzate per l’uso dei dispositivi mobili, che abbiano una user experience curata e che siano sicure. 

Realizzare tutto ciò è più semplice di quanto si possa pensare: basta implementare in azienda un sistema di Comunicazione Unificata (se vuoi sapere che cos’è la Comunicazione Unificata ne ho parlato qui). 

Altro fattore da tenere in considerazione è che lo smart working “emergenziale”, nato con la pandemia, ha fatto trascurare ad alcune aziende i sistemi e le strutture telefoniche di cui si servono. Si tratta però di un aspetto particolarmente rilevante, perché se è vero che ogni giorno si parla di video-call, di chat e di editing collaborativo dei documenti, la telefonata non ha perso la sua centralità nei rapporti di business, soprattutto quella da e verso l’esterno. Mentre nel team è più rapido ed efficace un messaggio sintetico in chat, per ottenere un’informazione da un cliente o da un partner, la telefonata è ancora il mezzo più veloce e produttivo. Ecco perché qualsiasi azienda intenzionata a percorrere la strada dello smart working non si può limitare all’attivazione di una piattaforma collaborativa, ma deve dedicare alla parte telefonica una seria attività di modernizzazione. L’obiettivo è uno: il telefono fisso della scrivania, con tanto di interno, casella vocale e segreteria telefonica non è compatibile con il modello di lavoro diffuso e va quanto meno aggiornato. Oggi deve essere possibile ricevere sullo smartphone, sul PC, sul tablet o addirittura sullo smart watch, le telefonate dirette al proprio interno aziendale e viceversa. Un progetto di smart working non può prescindere da questa componente e deve integrare la struttura telefonica all’interno della piattaforma di Comunicazione Unificata.

In questo modo, grazie agli strumenti di Comunicazione Unificata, è possibile abbattere le mura aziendali, portando vantaggi tangibili sia all’imprenditore, che non avrà più bisogno di uffici enormi dai costi elevatissimi, sia al lavoratore, che potendosi “auto-gestire” migliorerà sensibilmente la qualità della propria vita e, di conseguenza, il suo rendimento sul lavoro.

Per scoprire come portare lo smart working nella tua azienda e trarre vantaggio da tutti i benefici che porta con sè, hai a disposizione tutta l’esperienza del nostro team, non esitare a contattarci.

 

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